Portail Famille le nouveau logiciel de dématérialisation pour les parents et le CCAS

La municipalité de Châtenoy-le-Royal a mis en place le logiciel  ̏Portail Famille˝ pour faciliter la gestion des activités et autres besoins du CCAS, appelé  ̏Arc en Ciel˝

Mardi 6 juillet, une présentation du logiciel de dématérialisation de la gestion de l’enfance par le CCAS était faite par Vincent Bergeret maire de la commune, Marie-Thérèse Boissot adjointe et Alexandra Bourgogne du CCAS. La modernisation du dispositif de gestion était un des engagements de 2020 par la majorité municipale. Vincent Bergeret a rappelé que : « la restauration scolaire c’est 200 enfants par jour, que les garderies du matin et du soir, c’est en général du périscolaire, c’est en moyenne 50 enfants le matin, 70 les soirs et les accueils du centre de loisirs du mercredi c’est environ 70 enfants par mercredi. Si ça fonctionne bien, on continuera avec les vacances en extrascolaire avec le centre de loisirs et l’ERJ. »

Le  ̏Portail Famille˝ permettra aux familles d'accéder aux différents services du CCAS depuis leur connexion internet. Cette interface va permettre la dématérialisation des démarches administratives des familles. Les familles pourront inscrire leurs enfants en ligne via ce logiciel pour la restauration, la garderie du  matin et du soir, l’accueil du mercredi... Ce dispositif fonctionne aussi bien avec un smartphone, une tablette ou un simple ordinateur connecté à internet. Elles n’auront plus besoin de venir à chaque fois à l’Arc en Ciel pour inscrire,  annuler ou modifier la présence de leurs enfants, tout se fera à distance.

Comment les familles peuvent-elles accéder au Portail Famille  ̏Arc en Ciel˝ ?

Tout un chacun ne peut pas se connecter directement et inscrire ses enfants en accédant au logiciel. Pour les familles, il sera nécessaire, avant le premier accès, de passer au CCAS pour communiquer leur adresse mail et en retour ils recevront leurs identifiant et mot de passe pour se connecter à l’interface Portail Famille pour effectuer les inscriptions aux différents services proposés. Actuellement 80% des familles ont déposé leur dossier dont un certain nombre de nouvelles familles.

A partir de mi-juillet les codes d’accès seront envoyés par le CCAS et ensuite chacun pourra faire les inscriptions de son choix pour la rentrée début septembre, voir le règlement intérieur sur le site et effectuer le paiement en ligne par carte bancaire ou à partir d’un QR code dans un bureau de tabac. Les paiements sont directement gérés par le trésor public. 

Quels sont les services proposés ?

Comme l’expliquait Alexandra Bourgogne : « Dans un premier temps ce ne sera que le périscolaire et après les vacances scolaires on verra comment les familles s’organisent autour de ce portail, s’il n’y a pas de bug, et après on passera aux vacances et peut-être par la suite l’ERJ. »

L’Espace Royal Jeunes n’est pas dans le système pour l’instant. Léogadie Duplat responsable et animatrice de l’ERJ préfère à l’heure actuelle rencontrer et garder le contact avec les familles des ados. « Ca fait plus d’un an que l’on travaille là-dessus avec Léogadie et là on a eu un énorme succès pour les vacances d’été avec plus de 30 jeunes et leurs parents qui se sont déplacés dès le vendredi soir et ça permet de rencontrer les familles que l’on ne voit pas en temps normal. » ajoutait Alexandra Bourgogne

La mise en place de ce Portail Famille a demandé un gros travail à Alexandra qui a rencontré une difficulté majeure pour la formation des agents car les formateurs ont été bloqués par la crise sanitaire et toutes les restrictions s’y attenant, provoquant un certain retard. Un point important, les rencontres et le contact avec les familles continueront d’exister au travers des conseils d’écoles, des inscriptions pour la rentrée scolaire et lorsqu’elles amèneront leurs enfants aux activités, garderies… Il ne reste plus qu’à faire fonctionner ce portail qui devrait alléger le travail administratif des personnels du CCAS et leur permettre de se consacrer pleinement à leur métier.

C.Cléaux