Comment utiliser son propre véhicule pour son travail ?

Dès lors que vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de vos déplacements professionnels, il est nécessaire de conserver vos justificatifs pour obtenir un remboursement de vos frais, mais aussi de vérifier votre couverture d'assurance pour anticiper tout souci sur la route.

 Les flottes de voitures ne sont pas la panacée en entreprise. Faute de disposer de véhicules professionnels, il n'est donc pas rare que les salariés soient contraints d'utiliser leur propre auto pour réaliser des déplacements dans le cadre de leur travail. Or, si ces trajets donnent droit à une prise en charge par l'employeur, ils imposent également de prendre certaines précautions pour assurer ses arrières. Explications.

UNE ASSURANCE UTILE
Vous passez toutes vos journées au sein de l'entreprise mais, exceptionnellement, votre patron vous a demandé d'aller voir un client, de rencontrer un fournisseur ou de faire une course urgente ? Pas de souci, vous pouvez prendre sans crainte votre véhicule sans démarche particulière.
Néanmoins, si ce type de déplacements s'organise de façon plus ou moins régulière durant vos horaires de travail, il vaut mieux avertir votre assureur afin de vérifier votre couverture et de l'adapter le cas échéant. En effet, votre contrat auto personnel n'est en principe pas conçu pour vous protéger dans le cadre de trajets professionnels. En cas d'accident, la compagnie pourrait donc refuser de vous indemniser… Si certaines assurances couvrent sans surcoût les déplacements ponctuels de ce type, d'autres pourront alors exiger la souscription d'une garantie spécifique appelée « usage professionnel » ou « usage mission ».

LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS
Lorsque vous effectuez des déplacements dans le cadre de votre travail, vous engagez des frais professionnels qui doivent donc être remboursés à ce titre par votre employeur. Les modalités de prise en charge peuvent cependant varier d'une entreprise à l'autre. Certaines sociétés optent par exemple pour une somme forfaitaire fixée à l'avance et qui s'ajoute au salaire. Bien entendu, il faut que ce montant soit cohérent avec celui des frais engagés.

Autre solution répandue : un remboursement au réel, sur présentation des justificatifs nécessaires. Il s'agit alors de conserver scrupuleusement vos tickets de péage, de stationnement, ainsi que les éventuelles notes de restaurant si votre déplacement a inclus la pause repas. Concernant les frais de carburant, le ticket de caisse de la station-service peut également être présenté mais il est plus avantageux d'appliquer le barème kilométrique publié chaque année par l'État, afin de prendre en compte l'entretien du véhicule et la prime d'assurance. Le calcul dépendra alors de la puissance de l'auto et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel.
Bon à savoir : dès lors que votre mission est trop éloignée pour que vous puissiez rentrer chez vous dormir, la loi prévoit le versement d'allocations forfaitaires appelées « indemnités de grand déplacement » pour les frais de repas et de logement. Les montants sont ici fixés par l'État.

J.P.

GARE AUX CONFUSIONS
Il ne faut pas confondre les déplacements professionnels effectués pour les besoins de l'activité de l'entreprise avec les allers-retours réalisés entre votre domicile et votre lieu de travail. Ces derniers ne sont en effet pas considérés comme des trajets professionnels. Seuls les frais d'abonnement aux transports en commun des salariés sont ici obligatoirement pris en charge (50 % minimum).

En revanche, les employés qui prennent leur véhicule personnel pour se rendre au bureau n'ont légalement droit à rien. Il faut alors s'en remettre à la bonne volonté de l'employeur ou à un accord collectif plus favorable. L'entreprise peut par exemple avoir mis en place le forfait mobilités durables qui prévoit une allocation forfaitaire en cas de recours au covoiturage, à l'autopartage, à un vélo ou à un moyen de locomotion en location ou libre-service.